Come ottenere l'EIN per una LLC di non residenti senza SSN

L'EIN è il codice fiscale di un'azienda negli Stati Uniti. Senza, la LLC non può aprire un conto bancario né superare la verifica di Stripe o Payoneer. Vediamo come ottenerlo senza SSN né ITIN tramite il modulo SS-4, qual è il canale di invio più rapido e cosa fare con il numero una volta ricevuto.

Passo 01Prima la LLC nello Stato, poi l'EIN

L'EIN (Employer Identification Number) è il numero che identifica la vostra azienda presso il fisco americano. Anche se non avete dipendenti, vi servirà comunque per la banca, i sistemi di pagamento, i marketplace e le dichiarazioni. Ottenerlo è gratuito: l'IRS precisa chiaramente che per il numero in sé non si paga nessuno.

L'ordine è sempre lo stesso. Prima registrate la LLC nello Stato scelto (Delaware, Wyoming e così via) e ricevete il documento di costituzione. Solo dopo inviate il modulo SS-4 all'IRS. Il motivo è semplice: nel modulo vanno indicati la denominazione legale esatta e la data di costituzione, e prima della registrazione questi dati semplicemente non esistono.

Se inviate l'SS-4 per una società che non risulta ancora nel registro dello Stato, otterrete un numero "campato in aria" oppure un rifiuto. Sistemare le cose dopo richiede molto più tempo che aspettare un paio di giorni.

Passo 02Come compilare l'SS-4 senza SSN né ITIN

La richiesta online sul sito dell'IRS non è accessibile ai non residenti: richiede un SSN o un ITIN e una sede principale di attività negli Stati Uniti. Si lavora quindi con il modulo cartaceo SS-4, che potete scaricare da irs.gov e compilare in PDF.

Le righe su cui si sbaglia più spesso:

• Riga 1 - la denominazione completa della LLC, identica a quella dei documenti dello Stato.
• Righe 4-6 - l'indirizzo. Potete indicare un indirizzo all'estero o quello del registered agent: l'importante è che la posta arrivi davvero, perché lì riceverete la lettera con il numero.
• Riga 7a - la responsible party, cioè voi, il titolare effettivo. Non il registered agent né un intermediario: l'IRS vieta espressamente di indicare prestanome.
• Riga 7b - se non avete SSN né ITIN e non potete ottenerli, scrivete foreign o N/A. Il campo non va lasciato vuoto ed è meglio evitare "NONE".
• Righe 8a-8c - indicate che si tratta di una LLC e il numero dei membri. Una LLC con un solo titolare è di default una disregarded entity, con due o più membri è considerata una partnership.
• Riga 9a - il tipo di entità. Per una LLC con un unico titolare straniero di solito si spunta "Other" e si scrive "Foreign-owned U.S. disregarded entity". Verificate la formulazione adatta al vostro caso nelle istruzioni del modulo SS-4.
• Righe 10, 11, 16 - il motivo della richiesta ("Started new business"), la data di costituzione e il tipo di attività. Descrivete l'attività in modo concreto: "online retail of clothing", non "business".

In fondo vanno firma e data. Senza firma, la richiesta via fax o per posta non viene accettata.

Metodo 01Per telefono: il numero in giornata

Per chi non ha un indirizzo né un ufficio negli Stati Uniti, l'IRS mette a disposizione una linea dedicata: 267-941-1099. Non è un numero verde, quindi chiamerete con tariffa internazionale o tramite telefonia VoIP. La linea è attiva dal lunedì al venerdì, dalle 6:00 alle 23:00 ora della costa orientale USA (per Mosca, all'incirca dalle 13:00 alle 06:00 del giorno dopo).

Prima di chiamare compilate l'SS-4: l'operatore seguirà il modulo riga per riga. Se è tutto in ordine, vi detterà il numero durante la telefonata stessa. Annotatelo e fatevelo ripetere cifra per cifra. La lettera di conferma arriverà poi per posta.

Lo svantaggio di questo metodo sono l'attesa in linea e la conversazione in inglese. Sembra un ostacolo, ma le domande sono standard: denominazione, indirizzo, titolare, tipo di attività.

Metodo 02Fax o posta, e cosa fare se non arriva risposta

Fax. I richiedenti internazionali inviano l'SS-4 al 304-707-9471 dall'estero oppure all'855-215-1627 dall'interno degli Stati Uniti. La ricezione è attiva 24 ore su 24. Indicate assolutamente nel modulo un numero di fax di ritorno: è lì che l'IRS invierà l'EIN. Il termine ufficiale è di norma entro 4 giorni lavorativi. Nella pratica può volerci di più, soprattutto durante la stagione delle dichiarazioni.

Se non avete un fax, vanno bene i servizi online per inviare e ricevere fax. Assicuratevi che il servizio fornisca un numero per i fax in entrata e conservi i documenti ricevuti.

Posta. Indirizzo: Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999. L'IRS indica tempi di circa 4 settimane e consiglia di inviare la richiesta 4-5 settimane prima di quando vi servirà il numero. Considerando la spedizione internazionale, mettete in conto più tempo.

Se la risposta non arriva, non inviate subito una nuova richiesta. L'IRS accetta una sola richiesta al giorno per ciascuna responsible party, e i duplicati creano confusione e possono generare due numeri per la stessa società. Aspettate il termine indicato e telefonate: per le richieste postali l'IRS indica il numero 800-829-4933, dall'estero potete provare la linea 267-941-1099. Chiedete di verificare se il numero è già stato assegnato.

Passo 03Dopo l'EIN: CP 575, banca e sistemi di pagamento

La conferma ufficiale del numero è la lettera CP 575. Se avete fatto richiesta per telefono o per posta, arriva all'indirizzo indicato nel modulo. Con l'invio via fax ricevete prima il numero per fax. Conservate il PDF o la scansione in un posto sicuro: banche e sistemi di pagamento chiedono spesso proprio questo documento.

Se la lettera è andata persa, potete richiedere la Letter 147C, la conferma dell'EIN rilasciata dall'IRS. Si richiede per telefono e può essere inviata via fax o per posta. La maggior parte delle banche accetta la 147C al posto della CP 575.

Poi, in quest'ordine:

1. Aprite un conto aziendale presso una banca o un servizio fintech che lavora con i non residenti. Oltre all'EIN vi chiederanno lo statuto o l'operating agreement, il documento di registrazione e il passaporto del titolare.
2. Attivate i sistemi di pagamento intestati alla società. I dati nel modulo di registrazione devono coincidere carattere per carattere con l'SS-4 e con i documenti dello Stato, altrimenti la verifica si allunga o vi verrà chiesto di confermare di nuovo l'account. Per la scelta del sistema, leggete l'articolo "Quale sistema di pagamento scegliere nel 2026".
3. Se la vostra cittadinanza o residenza rientra nelle restrizioni di un servizio, l'EIN non cambia le cose. I sistemi di pagamento verificano il titolare, non solo la società, e nascondere i dati reali porta dritti al blocco.

Passo 04Adempimenti: non dimenticate il Form 5472

Con il numero arrivano anche gli obblighi. Una LLC con un unico titolare straniero, anche senza fatturato, deve presentare ogni anno il Form 5472 insieme a un Form 1120 semplificato (pro forma). La scadenza è la stessa del Form 1120, proroghe comprese.

La sanzione per mancata o incompleta presentazione è di 25 000 dollari per ciascun modulo. Se l'IRS vi ha inviato una notifica e il modulo non viene presentato entro 90 giorni, si aggiungono altri 25 000 dollari per ogni successivo periodo di 30 giorni. Non è una pratica da rimandare.

A questo si aggiungono imposte e tasse dello Stato. Se la vostra società è in Delaware, leggete l'articolo "Come pagare da remoto la tassa annuale di una LLC del Delaware". Per i casi più complessi (più membri, vendite effettive negli Stati Uniti, magazzino) conviene consultare almeno una volta un commercialista che lavora con i non residenti.

RiepilogoChecklist prima dell'invio

• La LLC è già registrata nello Stato e avete il documento in mano.
• La denominazione alla riga 1 coincide con i documenti dello Stato.
• Alla 7a ci siete voi come titolari effettivi, alla 7b foreign o N/A.
• Avete indicato un indirizzo funzionante per la posta e un fax di ritorno, se inviate via fax.
• Il modulo è firmato e datato.
• Avete scelto un solo canale: telefono 267-941-1099, fax 304-707-9471 o posta a Cincinnati.
• Non ripresentate la richiesta finché non è trascorso il termine e non avete verificato lo stato.
• CP 575 o 147C sono archiviate e la scadenza del Form 5472 è segnata in calendario.

Le regole dell'IRS cambiano di tanto in tanto, quindi prima dell'invio controllate le istruzioni aggiornate del modulo SS-4. Le informazioni riportate sopra sono verificate alla data di stesura, ottobre 2026.