So bekommst du als Nicht-Resident eine EIN für deine LLC ohne SSN

Die EIN ist die Steuernummer eines Unternehmens in den USA. Ohne sie bekommt deine LLC kein Bankkonto und kommt nicht durch die Prüfung bei Stripe oder Payoneer. Hier erfährst du, wie du sie ohne SSN und ITIN über das Formular SS-4 beantragst, welcher Weg am schnellsten ist und was du danach mit der Nummer machst.

Schritt 01Erst die LLC im Bundesstaat, dann die EIN

Die EIN (Employer Identification Number) ist die Nummer deines Unternehmens bei der US-Steuerbehörde. Mitarbeiter brauchst du dafür nicht: Die Nummer brauchst du trotzdem für die Bank, Zahlungsanbieter, Marktplätze und die Steuererklärungen. Sie ist kostenlos, und der IRS sagt ausdrücklich, dass du für die Nummer selbst niemandem etwas zahlen musst.

Die Reihenfolge ist immer gleich. Zuerst gründest du die LLC im gewünschten Bundesstaat (Delaware, Wyoming usw.) und bekommst die Gründungsurkunde. Erst danach reichst du das Formular SS-4 beim IRS ein. Der Grund ist simpel: Im Formular musst du den exakten Firmennamen und das Gründungsdatum angeben, und die gibt es vor der Registrierung schlicht noch nicht.

Wenn du die SS-4 für eine Firma einreichst, die noch nicht im Register des Bundesstaats steht, bekommst du entweder eine Nummer für ein Phantom oder eine Ablehnung. Das später zu korrigieren dauert länger, als ein paar Tage zu warten.

Schritt 02SS-4 ohne SSN und ITIN ausfüllen

Den Online-Antrag auf der IRS-Website kannst du als Nicht-Resident nicht nutzen: Er verlangt eine SSN oder ITIN und einen Hauptgeschäftssitz in den USA. Du arbeitest also mit dem Papierformular SS-4. Du kannst es auf irs.gov herunterladen und direkt im PDF ausfüllen.

Bei diesen Zeilen passieren die meisten Fehler:

• Zeile 1 - der vollständige Name der LLC, genau wie in den Unterlagen des Bundesstaats.
• Zeilen 4-6 - die Adresse. Das kann eine Adresse im Ausland oder die deines Registered Agent sein. Hauptsache, dort kommt Post wirklich an: Dorthin wird der Brief mit deiner Nummer geschickt.
• Zeile 7a - die Responsible Party, also du als tatsächlicher Inhaber. Nicht der Registered Agent und kein Vermittler: Der IRS verbietet ausdrücklich, Strohleute anzugeben.
• Zeile 7b - wenn du keine SSN oder ITIN hast und keine bekommen kannst, schreib foreign oder N/A. Das Feld darf nicht leer bleiben, und „NONE“ solltest du besser nicht eintragen.
• Zeilen 8a-8c - kreuz an, dass es eine LLC ist, und gib die Zahl der Gesellschafter an. Eine LLC mit einem Inhaber gilt standardmäßig als Disregarded Entity, ab zwei Gesellschaftern als Partnership.
• Zeile 9a - die Rechtsform. Bei einer LLC mit einem ausländischen Inhaber kreuzt man meist „Other“ an und schreibt „Foreign-owned U.S. disregarded entity“. Die genaue Formulierung für deinen Fall prüfst du in der Anleitung zur SS-4.
• Zeilen 10, 11, 16 - Grund des Antrags („Started new business“), Gründungsdatum und Geschäftstätigkeit. Beschreib die Tätigkeit konkret: „online retail of clothing“ statt „business“.

Ganz unten kommen Unterschrift und Datum. Ohne Unterschrift wird ein Antrag per Fax oder Post nicht angenommen.

Weg 01Per Telefon: Nummer noch am selben Tag

Für Antragsteller ohne Adresse und Büro in den USA hat der IRS eine eigene Hotline: 267-941-1099. Die Nummer ist nicht gebührenfrei, du rufst also zum Auslandstarif oder per Internettelefonie an. Die Hotline ist Montag bis Freitag von 6:00 bis 23:00 Uhr US-Ostküstenzeit erreichbar (in Moskau entspricht das etwa 13:00 bis 06:00 Uhr am nächsten Tag).

Füll die SS-4 vor dem Anruf aus: Der Mitarbeiter geht das Formular Zeile für Zeile durch. Wenn alles passt, bekommst du die Nummer direkt am Telefon diktiert. Schreib sie auf und lass dir die Ziffern noch einmal bestätigen. Das Bestätigungsschreiben kommt später per Post.

Der Haken: Wartezeit in der Leitung und ein Gespräch auf Englisch. Klingt einschüchternd, aber die Fragen sind immer dieselben: Name, Adresse, Inhaber, Geschäftstätigkeit.

Weg 02Per Fax oder Post - und was tun, wenn nichts kommt

Fax. Internationale Antragsteller schicken die SS-4 aus dem Ausland an 304-707-9471 oder innerhalb der USA an 855-215-1627. Faxe werden rund um die Uhr angenommen. Gib im Formular unbedingt eine Faxnummer für die Antwort an: Dorthin schickt dir der IRS die EIN. Offiziell dauert es in der Regel bis zu 4 Werktage. In der Praxis kann es auch länger dauern, vor allem in der Steuersaison.

Kein eigenes Faxgerät? Dann tun es auch Online-Faxdienste zum Senden und Empfangen. Achte darauf, dass der Dienst eine Nummer für eingehende Faxe bietet und empfangene Dokumente speichert.

Post. Adresse: Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999. Der IRS nennt eine Bearbeitungszeit von etwa 4 Wochen und empfiehlt, den Antrag 4-5 Wochen vor dem Zeitpunkt zu stellen, an dem du die Nummer brauchst. Mit dem internationalen Postweg solltest du mehr Zeit einplanen.

Wenn keine Antwort kommt, schick den Antrag nicht sofort noch einmal. Der IRS nimmt pro Responsible Party nur einen Antrag pro Tag an, und Doppelanträge sorgen für Chaos und können zwei Nummern für eine Firma erzeugen. Warte die angegebene Frist ab und ruf dann an: Für Anträge per Post nennt der IRS die Nummer 800-829-4933, aus dem Ausland kannst du es auch unter 267-941-1099 versuchen. Frag nach, ob bereits eine Nummer vergeben wurde.

Schritt 03Nach der EIN: CP 575, Bank und Zahlungsanbieter

Die offizielle Bestätigung deiner Nummer ist das Schreiben CP 575. Bei einem Antrag per Telefon oder Post kommt es an die Adresse aus dem Formular. Bei einem Antrag per Fax bekommst du die Nummer zuerst per Fax. Speichere das PDF oder einen Scan an einem sicheren Ort: Banken und Zahlungsanbieter wollen oft genau dieses Dokument sehen.

Ist das Schreiben verloren gegangen, kannst du den Letter 147C anfordern, eine EIN-Bestätigung vom IRS. Du beantragst ihn telefonisch, zugeschickt wird er per Fax oder Post. Die meisten Banken akzeptieren den 147C anstelle des CP 575.

Danach der Reihe nach:

1. Eröffne ein Firmenkonto bei einer Bank oder einem Fintech, das mit Nicht-Residents arbeitet. Neben der EIN brauchst du in der Regel das Operating Agreement, die Gründungsurkunde und den Reisepass des Inhabers.
2. Richte die Zahlungsanbieter auf die Firma ein. Die Angaben im Formular müssen bis aufs Zeichen mit der SS-4 und den Unterlagen des Bundesstaats übereinstimmen, sonst zieht sich die Prüfung hin oder du musst dein Konto erneut verifizieren. Mehr zur Wahl des Anbieters findest du im Artikel „Welches Zahlungssystem du 2026 wählen solltest“.
3. Wenn deine Staatsangehörigkeit oder dein Wohnsitz bei einem Dienst Einschränkungen unterliegt, ändert die EIN daran nichts. Zahlungsanbieter prüfen den Inhaber, nicht nur die Firma, und wer echte Daten verschleiert, riskiert direkt eine Sperre.

Schritt 04Meldepflichten: Form 5472 nicht vergessen

Mit der Nummer kommen auch Pflichten. Eine LLC mit einem ausländischen Inhaber reicht jedes Jahr Form 5472 zusammen mit einer vereinfachten (pro forma) Form 1120 ein, auch ohne jeden Umsatz. Die Frist ist dieselbe wie für Form 1120, inklusive möglicher Verlängerungen.

Die Strafe für ein fehlendes oder unvollständiges Formular beträgt 25.000 Dollar pro Formular. Hat der IRS dich benachrichtigt und du reichst das Formular nicht innerhalb von 90 Tagen ein, kommen weitere 25.000 für jeden weiteren Zeitraum von 30 Tagen dazu. Das ist kein Papierkram, den man auf später verschieben kann.

Dazu kommen Steuern und Gebühren des Bundesstaats. Ist deine Firma in Delaware, lies den Artikel „Franchise Tax einer Delaware-LLC aus dem Ausland bezahlen“. Bei komplizierteren Fällen (mehrere Gesellschafter, echte Verkäufe in den USA, Lager) lohnt sich eine einmalige Beratung bei einem Steuerberater, der mit Nicht-Residents arbeitet.

FazitCheckliste vor dem Antrag

• Die LLC ist im Bundesstaat registriert, die Urkunde liegt vor.
• Der Name in Zeile 1 stimmt mit den Unterlagen des Bundesstaats überein.
• In 7a stehst du als tatsächlicher Inhaber, in 7b steht foreign oder N/A.
• Eine funktionierende Postadresse ist angegeben, bei Faxantrag auch eine Faxnummer für die Antwort.
• Das Formular ist unterschrieben und datiert.
• Du hast dich für einen Weg entschieden: Telefon 267-941-1099, Fax 304-707-9471 oder Post nach Cincinnati.
• Du reichst nicht erneut ein, solange die Frist nicht abgelaufen ist und du den Status nicht geklärt hast.
• CP 575 oder 147C sind gespeichert, die Frist für Form 5472 steht im Kalender.

Die Regeln des IRS ändern sich hin und wieder, also wirf vor dem Antrag einen Blick in die aktuelle Anleitung zur SS-4. Alle Angaben oben sind auf dem Stand bei Redaktionsschluss, Oktober 2026.